O que é escritório virtual? Saiba como adotá-lo na sua empresa

Muitos empreendedores estão investindo em novos formatos de trabalho, visando benefícios financeiros e burocráticos. Seja na abertura da empresa ou na reformulação de uma já existente, é necessário adaptar-se à realidade atual. Ademais, em meio a esse cenário de adaptação, os escritórios virtuais se destacaram.

Esse modelo vem ganhando cada vez mais espaço nos últimos anos, principalmente durante a pandemia. Empresas que antes operavam em espaços físicos tiveram que se transformar. Por meio de ferramentas e espaços virtuais para trabalhar, muitas delas adotaram o home office como uma alternativa viável.

Contudo, em 2020, a Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividade (SOBRATT) realizou uma pesquisa com mais de 550 empreendimentos de diversos setores. Nesse levantamento, 46% dos negócios avaliados adotaram o teletrabalho de forma estruturada. 

Quer saber o que é escritório virtual, como funciona e quais seus benefícios para a sua empresa? Acompanhe este artigo!

O que é um escritório virtual?

Escritório virtual, como o nome anuncia, é um espaço online que permite a migração das atividades presenciais para um ambiente remoto. Isso só é possível graças às inovações tecnológicas disponíveis atualmente.

Nesse modelo, documentos, arquivos, contratos físicos e outros registros importantes são transferidos para sistemas de armazenamento digital, possibilitando o trabalho de qualquer lugar. Com isso, é possível virtualizar serviços e a comunicação entre colegas de trabalho, assim como entre empresas e clientes.

Desse modo, o diferencial do escritório virtual é que as empresas podem incluir o endereço fiscal em seus referenciais e materiais, deixando um ar mais profissional. Sem contar que, para novos negócios, a abertura de um CNPJ exige um endereço comercial, o que pode ser solucionado por esse novo conceito.

Você também pode contratar um endereço oficial, muitas vezes localizado em regiões nobres, para fins comerciais. Em vez de alugar um espaço físico para montar sua empresa, é possível investir somente no endereço para receber correspondências e cobranças legais, por exemplo.

Como funciona um escritório virtual?

Além disso, você pode aderir ao escritório virtual contratando empresas especializadas nesse tipo de serviço. Muitas delas também oferecem coworking, espaços dedicados a profissionais que desejam ter uma sala para situações mais pontuais.

Diversos prestadores desse tipo de serviço atuam em vários municípios e estados. Contudo, é possível morar em uma cidade e contratar o escritório virtual em outra, sabia?

Porém, essa escolha depende muito da estratégia da sua empresa. Aderir a um escritório virtual ou a um coworking no mesmo local onde os tomadores de serviços estão pode evitar o pagamento de impostos duplicados. Isso porque, em várias cidades, a incidência tributária sobre o seu negócio é menor. 

Vale lembrar que nem todos os coworkings oferecem essa possibilidade e nem todas as empresas de escritório virtual são coworking. Então, se você também deseja ter um espaço físico, é importante verificar se a empresa prestadora de serviços oferece essa possibilidade. 

Nesses casos, sua empresa não precisa se preocupar com o recrutamento e treinamento de funcionários responsáveis pela recepção e transferências de recados, por exemplo. Normalmente, os administradores dos próprios locais são responsáveis pelos treinamentos e acompanhamentos dos serviços prestados. 

Dessa forma, você pode aproveitar outra vantagem dessa modalidade: a redução de custos com funcionários.

Benefícios de adotar o escritório virtual para sua empresa

Falando em vantagens, separamos algumas das mais interessantes para os empreendedores. Confira:

Economia para a empresa

Essa, com certeza, é uma das maiores vantagens para as micro e pequenas empresas. Não precisar se preocupar com custos de locação, infraestrutura e manutenção de um local ajuda muito no crescimento econômico do seu negócio. 

A margem de lucro aumenta e permite que você invista mais no desenvolvimento dos seus funcionários e do seu próprio sonho. Além disso, os custos de um escritório virtual são bem mais acessíveis, considerando todos os benefícios que ele entrega.

Menos burocracia

O processo de criação de uma nova empresa e de um espaço que represente a cultura organizacional de maneira clara necessita de uma pilha de documentos. Ademais, a organização de toda a papelada acaba tomando um tempo valioso que poderia ser utilizado para outros processos importantes.

Além disso, todo esse processo pode ser minimizado ou até completamente excluído com a contratação de um escritório virtual. Isso facilita a sua vida e abre espaços na agenda. 

Profissionalismo

Com o escritório virtual em uma região renomada, a imagem que o seu negócio vai passar aos clientes será ainda mais profissional e de credibilidade. Você poderá colocar o endereço em cartões de visitas, materiais de divulgação e papelaria, visando a construção de uma empresa renomada. 

Dessa forma, as chances de conquistar mais clientes são enormes. Estar situado em um local conceituado, mesmo que digitalmente, é uma vantagem competitiva em relação à sua concorrência.

O que é preciso para montar um escritório virtual?

Você acredita que esse formato de trabalho é o que a sua empresa precisa? Veja a seguir os primeiros passos para entrar na nova era digital das organizações: 

Entenda o que é necessário para o funcionamento

Desse modo, cada empreendimento possui uma lista de materiais essenciais para o bom desempenho. Contudo, antes de escolher uma empresa de serviços de escritórios virtuais, faça um levantamento de todas as dependências físicas necessárias para o seu negócio.

Você costuma usar impressoras frequentemente? Recebe muitos clientes ou fornecedores para reuniões presenciais? Anote tudo que é essencial e procure um serviço que ofereça todo o suporte que sua empresa precisa.

Defina os canais de comunicação com sua equipe 

Como o trabalho será remoto e, possivelmente, com pessoas de várias cidades, é preciso definir o canal de comunicação oficial da empresa. Para isso, pesquise sobre plataformas que centralizem as conversas entre os funcionários e evite manter comunicados importantes por redes sociais, como o WhatsApp. 

Contudo, para se adaptar ao formato de home office, um dos primeiros passos é ter bem definidas as plataformas utilizadas. Isso diminui a margem de erro nas comunicações, não deixa nada passar batido e, consequentemente, aumenta a produtividade da equipe. 

Organize os departamentos financeiro e legal

Agora que a sua empresa está passando para o virtual, setores como o financeiro e o legal precisam continuar sendo muito bem administrados.

Defina como todos os arquivos serão organizados, para encontrá-los facilmente sempre que necessário. Além disso, estruture o departamento financeiro para que suas contas e obrigações fiscais estejam sempre em dia. 

Outra forma assertiva de garantir que esses setores se mantenham organizados no seu escritório virtual, é deixar esse trabalho nas mãos de profissionais capacitados. Nós da BHub podemos te ajudar com isso!

Com nosso plano StartUp Pack, você pode contratar um escritório virtual e desfrutar de todos os benefícios citados acima. Além disso, nossos especialistas estarão sempre à disposição para contribuir com o desenvolvimento da sua empresa.

Já para a organização legal da empresa, os nossos produtos do Legal as a Service serão seus grandes aliados. Por R$ 49,90 mensais, você tem à disposição um endereço virtual para fins fiscais e recebimento de documentos físicos via plataforma digital.

Também é possível lidar com toda a parte jurídica através do Legal, elaborando contratos e documentos inteligentes, e organizando o Data Room. Nossa equipe pode te guiar com relação às incidências tributárias dessa área. 

Além disso, com os serviços que oferecemos, você pode ficar despreocupado! Cuidamos da sua gestão financeira, contas a receber e a pagar, conciliação bancária, administração de departamentos pessoal e fiscal, e muito mais!

Entendeu o que é um escritório virtual e está interessado em migrar suas operações para um ambiente remoto? Entre em contato com nossos especialistas e escolha o melhor plano para o seu negócio!