O que é conciliação bancária e como aplicá-la no seu negócio

A conciliação bancária é um dos processos mais importantes dentro da gestão de uma empresa. Ela pode identificar erros, inconsistências ou fraudes internas que atrapalham a saúde financeira do negócio. 

Por esse motivo, ela deve ser realizada da maneira mais adequada possível, partindo de um planejamento bem-feito e seguindo alguns passos fundamentais. Desse modo, um pequeno erro ou uma análise incorreta dos dados podem trazer graves problemas para o negócio.

Sendo assim, para te guiar nessa tarefa tão importante, preparamos este artigo recheado de informações sobre o assunto. Explicamos o conceito, o funcionamento e a importância da conciliação bancária, além de um passo a passo para realizá-la. Acompanhe a seguir!

O que é conciliação bancária?

Ademais, a conciliação bancária trata do controle e da análise das transações realizadas por um negócio. É o processo de controle financeiro e aferição das movimentações através dos extratos para garantir a sustentabilidade e lucratividade da empresa. 

Basicamente, todos os gastos, como lançamentos no extrato e suas datas, são comparados com informações registradas internamente.

A importância da conciliação bancária

Com a conciliação bancária é possível manter um controle interno e identificar erros ou valores não incluídos nas contas a pagar e a receber. Respeitar prazos e avaliar dados se tornam tarefas mais tranquilas, o que permite traçar planos estratégicos com base em informações mais exatas.

Através da conciliação, também pode-se evitar furos no caixa e retrabalhos quando aparecem inconstâncias financeiras. As tomadas de decisões se tornarão mais eficientes, mantendo o seu negócio mais seguro e competitivo no mercado.

Vantagens de uma conciliação bancária eficiente

Se realizada da maneira correta, a conciliação bancária pode fornecer uma visão bem esclarecedora das finanças da empresa. Confira algumas de suas vantagens no cotidiano da organização:

• Ter os saldos sempre atualizados;
• Realizar planejamentos estratégicos futuros com base em dados reais;
• Realizar planejamentos orçamentários;
• Prever o fluxo de caixa;
• Evitar o pagamento de multas e taxas desnecessárias;
• Detectar erros e fraudes com antecedência;
• Controlar os recursos financeiros e a saúde organizacional;
• Facilitar as tomadas de decisões.

Como fazer uma conciliação bancária?

Você pode fazer a conciliação diariamente, semanalmente, mensalmente ou semestralmente, de acordo com as necessidades do negócio. Tudo depende do perfil da empresa e do número de movimentações. O ideal é fazer diariamente. Assim, identifica-se rapidamente qualquer divergência.

Para que sua empresa consiga manter uma certa ordem durante o processo, trouxemos um passo a passo que vai agilizar a gestão financeira: 

1. Selecione os dados a serem observados

O primeiro passo é saber quais informações serão analisadas. Para ajudar na organização da rotina, faça um checklist para garantir que nada ficará para trás:

• Contas a pagar (salários, fornecedores, contas gerais de manutenção);
• Contas a receber (valores de recebimento de clientes, franqueado);
• Datas de cada lançamento (monitore se elas condizem com as previsões de pagamento de recebimento);
• Impostos e tarifas de operações financeiras (taxas bancárias, IOF);
• Juros, descontos e multas (análise de todas as causas desses dados);
• Lançamentos não identificados (toda transação precisa ter uma explicação. Então, se aparecer algum valor não reconhecido no extrato, busque sua origem);
• Saldos bancários iniciais e finais.

2. Faça o lançamento diário de todas as movimentações 

Toda e qualquer movimentação financeira precisa ser anotada em detalhes, desde o motivo, até informações de quem recebeu ou pagou e suas respectivas contas. Utilize sistemas próprios ou uma planilha online para garantir que tudo fique devidamente salvo.

Mesmo que você não realize a conciliação bancária todo dia, os registros precisam ser feitos diariamente para assegurar informações completas.

3. Verifique o extrato bancário

Em suma, com o extrato bancário em mãos, observe se os saldos inicial e final batem com os números do controle interno. Esse passo é fundamental para compreender se todas as informações estão corretas e se o processo está sendo realizado da melhor maneira. 

Esses detalhes serão responsáveis por apontar eventuais erros de registro e também dar um norte para a empresa. Planejamentos orçamentários para novos projetos e investimentos em tecnologia, por exemplo, encontram viabilidade através dessas aferições.

4. Monitore os detalhes dos lançamentos

Diretamente atrelado ao terceiro passo, esse monitoramento é crucial para analisar o fluxo dos pagamentos. Isso vale tanto para os pagamentos realizados quanto para os valores recebidos.

Esse controle ajuda a manter um fluxo de caixa organizado, evitando possíveis multas e agilizando a cobrança dos clientes, por exemplo.

5. Analise as divergências e correções

No entanto, por último, você deve analisar as divergências e corrigi-las para descobrir todos os detalhes. Se os saldos não coincidirem, identifique a origem do valor faltante ou excedente e revise a planilha de controle interno.

Certifique-se de que os registros da empresa reflitam completamente o extrato bancário para manter uma saúde financeira estável e organizada.

Por fim, guarde todas as notas, boletos, extratos e comprovantes para ter acesso sempre que precisar e para enviar esses documentos para a contabilidade. Além, é claro, de se resguardar contra possíveis problemas jurídicos.

É possível automatizar a conciliação bancária? 

Desse modo, Sim! Empresas que possuem uma frequência maior nas movimentações financeiras, precisam fazer a conciliação com uma periodicidade menor. Entretanto, negócios que estão começando ou que não possuem uma equipe completa para essas tarefas, podem optar por sistemas e softwares de gestão financeira. 

Plataformas de gestão empresarial podem ser suas maiores aliadas quando o assunto é saúde financeira. Elas otimizam processos internos, dando mais tempo para você focar no seu negócio.

Na BHub, oferecemos soluções práticas e cuidamos de todas as rotinas financeiras do seu negócio. Com a ajuda do nosso time de especialistas, você ganha agilidade para analisar as suas finanças, realizar projeções financeiras eficientes e tomar boas decisões. 

Ademais, o Financeiro as a Service é exatamente o que você precisa para automatizar a conciliação bancária. Com ele, o controle da folha de pagamentos, a construção e as análises de dashboard financeiro, relatórios mensais e muito mais estarão ao seu alcance!

Com sistemas automatizados e suporte de profissionais do mais alto calibre, a possibilidade de erros diminui drasticamente. Isso aumenta os seus resultados e a competitividade no mercado.

Contudo, consegue imaginar como é ter um time financeiro experiente e de confiança ao seu lado, te auxiliando na condução da conciliação bancária? Fale com os nossos especialistas e venha descobrir o potencial do seu negócio!