O que é Legal Operations e qual a sua importância para gestão de um negócio

A gestão bem feita de um negócio é peça-chave para seu sucesso. Isso porque ela contribui para que todas as demandas burocráticas e atividades administrativas sejam realizadas com eficiência.

No âmbito jurídico, existe uma área especializada em atender essas questões: Legal Operations, também conhecida como Legal Ops. Essa área faz a diferença em diversos aspectos operacionais de uma empresa e traz vantagens como a otimização de processos administrativos.

O investimento em tecnologia é vital para essa área se desenvolver e se adequar à realidade do mercado. Assim, entender mais sobre Legal Operations e seus benefícios para profissionais da área pode ser um ponto de virada para o seu negócio.

Acompanhe a seguir!

O que é Legal Operations?

Legal Operations, ou Legal Ops, é uma área que adota diversas práticas e tarefas de caráter operacional em um departamento jurídico ou escritório de advocacia. Sua função é aglutinar todas as atividades essenciais para o bom funcionamento da empresa, deixando com o jurídico apenas os afazeres legais.

Ela está totalmente integrada ao departamento jurídico de um negócio, ou a um escritório de advocacia, e visa gerenciar atividades administrativas diversas. Dessa forma, auxilia em uma gestão eficiente e na redução de custos, por exemplo.

A figura do CLOO (Chief Legal Operations Officer), pessoa responsável por coordenar a área de Legal Ops, se torna bem relevante. Seu objetivo é gerir a equipe visando proporcionar mais eficiência na execução de tarefas e definição de processos administrativos.

No entanto, é importante destacar que Legal Operations não é a área de controladoria jurídica ou de compliance. O foco principal é a gestão de processos administrativos, fluxos de atividade e funcionamento do escritório ou departamento jurídico, em geral. Já a controladoria é voltada para o controle de processos e informações exclusivamente jurídicas.

A área de Legal Ops também pode adotar uma série de iniciativas para que o setor jurídico funcione de maneira mais eficiente. Portanto, apesar de não lidar diretamente com atividades de cunho legal, ela visa contribuir para um melhor desempenho do departamento jurídico.

Qual a importância de Legal Ops?

Com Legal Ops, o departamento financeiro ou escritório de advocacia pode oferecer um trabalho mais estratégico, mais econômico e mais eficiente. Isso porque atribuir cada tarefa a quem tem a habilidade necessária para realizá-la otimiza o tempo de conclusão e a qualidade de cada demanda.

Essa área ganhou tanta importância em tempos recentes, criando uma comunidade global em volta do conceito, a CLOC (Corporate Legal Operations Consortium).

Formado por milhares de representantes de empresas do mundo inteiro, esse consórcio estabeleceu 12 competências fundamentais para que uma área de Legal Ops tenha desempenho de alta eficiência.

São elas:

• Gestão financeira: manter o controle sobre gastos, metas financeiras e demais aspectos relacionados;
• Gestão de fornecedores e firmas: o relacionamento com parceiros deve ser organizado e constantemente eficiente;
• Tecnologia: adoção de softwares e outros recursos digitais que ajudem no trabalho jurídico;
• Operações práticas: definir prioridades e demandas dos colaboradores e reduzir ruídos de comunicação;
• Gestão de projetos e programas: acompanhamento das ações práticas ou criação de projetos novos;
• Governança de informação: visa fazer uma boa gestão de dados voltada à redução de perdas e aumento da segurança;
• Planejamento estratégico: definir ações alinhadas às metas do negócio;
• Modelos de entregas de serviços: melhorar a entrega da equipe jurídica e, também, a contratação de parceiros prestadores de serviços;
• Gestão de conhecimento: todas as informações devem ser transmitidas na equipe de forma transparente;
• Business Intelligence: análise de informações voltadas à obtenção de resultados;
• Saúde da organização: aspecto relacionado à qualidade de vida e humanização de atividades;
• Desenvolvimento e treinamento: visa desenvolver as habilidades técnicas e sociocomportamentais de colaboradores.

Como estruturar uma área de Legal Operations

Cada departamento jurídico ou escritório de advocacia tem suas demandas e necessidades específicas. Por isso, todo o processo de estruturação dessa área deve começar com o desenvolvimento, treinamento ou mesmo contratação de profissionais específicos.

Quem trabalha com Legal Ops deve atuar na análise de dados, na entrega de serviços, no planejamento estratégico e em diversas outras áreas mais administrativas. Assim, algumas das atividades de responsabilidade desses profissionais são:

• Implantar sistemas de gerenciamento dos processos;
• Implementar sistemas que sanem demandas jurídicas;
• Promover interação com todas as equipes do escritório ou departamento jurídico;
• Incorporar novos projetos.

Investir em tecnologia também é um dos primeiros passos para a estruturação de uma área de Legal Ops. Além disso, softwares de gestão e de segurança da informação, armazenamento em nuvem, entre outras, otimizam o tempo e reduzem os custos da operação.

Tudo isso facilitará o trabalho da área de Legal Operations e proporcionará uma gestão mais eficiente e responsável para todo o negócio.