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Legal operations: saiba como gerir juridicamente seu negócio

Gestão Eficiente

Autor: Marketing BHub

Publicado em 26 de setembro de 2022

Publicado em 26 de setembro de 2022

A gestão bem feita de um negócio é peça-chave para seu sucesso. Isso porque ela contribui para que todas as demandas burocráticas e atividades administrativas sejam realizadas com eficiência.

No âmbito jurídico, existe uma área especializada em atender essas questões: legal operations, também conhecida como legal ops. Essa área faz a diferença em diversos aspectos operacionais de uma empresa e traz vantagens como a otimização de processos administrativos.

O investimento em tecnologia é vital para essa área se desenvolver e se adequar à realidade do mercado. Assim, entender mais sobre legal operations e seus benefícios para profissionais do ramo jurídico pode ser um ponto de virada para o seu negócio. Acompanhe a seguir!

O que é legal operations?

Legal operations, ou legal ops, é uma área que adota diversas práticas e tarefas de caráter operacional em um departamento jurídico ou escritório de advocacia. Sua função é aglutinar todas as atividades essenciais para o bom funcionamento da empresa, deixando com o jurídico apenas os afazeres legais.

Ela está totalmente integrada ao departamento jurídico de um negócio, ou a um escritório de advocacia, e visa gerenciar atividades administrativas diversas. Dessa forma, auxilia em uma gestão eficiente e na redução de custos, por exemplo.

A figura do CLOO (Chief Legal Operations Officer), pessoa responsável por coordenar a área de legal ops, se torna bem relevante. Seu objetivo é gerir a equipe visando proporcionar mais eficiência na execução de tarefas e definição de processos administrativos.

É importante destacar que legal operations não é a área de controladoria jurídica ou de compliance. O foco principal de legal ops é a gestão de processos administrativos, fluxos de atividade e funcionamento do escritório ou departamento jurídico, em geral. Já a controladoria é voltada para o controle de processos e informações exclusivamente jurídicas.

A área de legal ops também pode adotar uma série de iniciativas para que o setor jurídico funcione de maneira mais eficiente. Portanto, apesar de não lidar diretamente com atividades de cunho legal, ela visa contribuir para um melhor desempenho do departamento jurídico.

Um homem negro, vestindo camisa social branca e terno azul, está sentado em frente a uma mesa de madeira. Sobre a mesa, há um laptop branco, um caderninho e duas canecas. Ao redor do homem, há algumas pessoas, todas entregando coisas para ele, desde uma prancheta para assinatura até um celular. O homem está com as mãos na cabeça, como se estivesse sobrecarregado pela quantidade de tarefas.
Uma área de legal ops bem estruturada garante a eficiência administrativa do seu negócio e te livra de algumas dores de cabeça.

Qual a importância de legal ops

Com legal ops, o departamento financeiro ou escritório de advocacia pode oferecer um trabalho mais estratégico, mais econômico e mais eficiente. Isso porque atribuir cada tarefa a quem tem a habilidade necessária para realizá-la otimiza o tempo de conclusão e a qualidade de cada demanda.

Essa área ganhou tanta importância em tempos recentes que chegou a ser criada uma comunidade global em volta do conceito, a CLOC (Corporate Legal Operations Consortium).

Formado por milhares de representantes de empresas do mundo inteiro, esse consórcio estabeleceu 12 competências fundamentais para que uma área de legal ops tenha desempenho de alta eficiência. São elas:

  1. Gestão financeira: manter o controle sobre gastos, metas financeiras e demais aspectos relacionados;
  2. Gestão de fornecedores e firmas: o relacionamento com parceiros deve ser organizado e constantemente eficiente;
  3. Tecnologia: adoção de softwares e outros recursos digitais que ajudem no trabalho jurídico;
  4. Operações práticas: definir prioridades e demandas dos colaboradores, e reduzir ruídos de comunicação;
  5. Gestão de projetos e programas: acompanhamento das ações práticas ou criação de projetos novos;
  6. Governança de informação: visa fazer uma boa gestão de dados voltada à redução de perdas e aumento da segurança;
  7. Planejamento estratégico: definir ações alinhadas às metas do negócio;
  8. Modelos de entregas de serviços: melhorar a entrega da equipe jurídica e, também, a contratação de parceiros prestadores de serviços;
  9. Gestão de conhecimento: todas as informações devem ser transmitidas na equipe de forma transparente;
  10. Business Intelligence: análise de informações voltadas à obtenção de resultados;
  11. Saúde da organização: aspecto relacionado à qualidade de vida e humanização de atividades;
  12. Desenvolvimento e treinamento: visa desenvolver as habilidades técnicas e sociocomportamentais de colaboradores.
Uma pessoa branca, vestindo terno preto e camiseta social branca, está segurando uma caneta marca-texto na mão direita e grifando trechos de um contrato.
Enquanto a área de legal ops cuida da parte administrativa, você fica livre para atender às suas demandas jurídicas.

Vantagens de criar a área de legal operations

O benefício mais buscado por quem investe em legal ops é a liberdade proporcionada pela área. Enquanto os processos administrativos e burocráticos ficam nas mãos de especialistas, os empreendedores podem focar no core do seu negócio. Conheça mais algumas vantagens de legal ops:

Otimização de processos

A legal ops permite que processos sejam mais eficientes, ágeis e práticos, pois volta seus esforços para a otimização de diversas atividades administrativas. Ela pode, por exemplo, adotar tecnologias que ajudam o departamento jurídico a reduzir etapas burocráticas que atrapalham as atividades.

Aumento de produtividade

Com a otimização de processos, o departamento jurídico pode ser mais produtivo. Isso porque os profissionais jurídicos não precisarão lidar com a organização de atividades ou com tarefas administrativas, que ficarão sob a responsabilidade de legal ops. Dessa maneira, será possível direcionar todos os esforços para as atividades jurídicas.

Proporciona escalabilidade

A escalabilidade torna-se possível em um departamento jurídico quando ele não precisa lidar com questões administrativas. Isso permite angariar novos clientes, já que a área jurídica contará com uma boa gestão de tarefas.

Sem essa liberdade, fica mais difícil obter novos contratos, pois o jurídico fica amarrado a processos administrativos costumeiramente burocráticos.

Mais praticidade

O departamento jurídico e, principalmente, seus profissionais ganham mais praticidade quando a área de legal operations assume as atividades administrativas do setor. Ao mesmo tempo, a realização de tarefas administrativas se torna muito mais fácil e prática.

Redução de custos

Por fim, a redução de custos é uma das principais vantagens de legal operations. Com a otimização de processos, a tendência é reduzir erros. Isso, por sua vez, diminui desperdícios. Além disso, ao otimizar tarefas, é possível enxergar gargalos que podem ser eliminados, o que também ajuda a reduzir custos.

Como estruturar uma área de legal operations

Cada departamento jurídico ou escritório de advocacia tem suas demandas e necessidades específicas. Por isso, todo o processo de estruturação dessa área deve começar com o desenvolvimento, treinamento ou mesmo contratação de profissionais específicos.

Quem trabalha com legal ops deve atuar na análise de dados, na entrega de serviços, no planejamento estratégico e em diversas outras áreas mais administrativas. Algumas das atividades de responsabilidade desses profissionais são:

  • Implantar sistemas de gerenciamento dos processos;
  • Implementar sistemas que sanem demandas jurídicas;
  • Promover interação com todas as equipes do escritório ou departamento jurídico;
  • Incorporar novos projetos.

Investir em tecnologia também é um dos primeiros passos para a estruturação de uma área de legal ops. Softwares de gestão e de segurança da informação, armazenamento em nuvem, entre outras, são medidas para otimizar o tempo e reduzir os custos da operação.

Tudo isso facilitará o trabalho da área de legal operations e proporcionará uma gestão mais eficiente e responsável para todo o negócio.

Vemos as mãos de uma pessoa, que digita em um notebook códigos de software. Ao fundo, vemos uma caneca e os braços de uma outra pessoa, o que nos faz entender que estão em um ambiente de trabalho.
A área de legal ops pode reunir profissionais com expertise em diferentes áreas.

Se você quer estruturar uma área de legal operations na sua empresa e reduzir o desperdício de tempo e dinheiro, a BHub pode te ajudar!

Com o Paralegal as a Service, você vai conseguir desburocratizar registros, demandas jurídicas e muito mais, tudo isso de uma maneira ágil e digital. Nossa equipe de especialistas vai cuidar de todos os processos jurídicos e legais da sua empresa, como emissão de certidões e registro de atos societários.

A área de legal operations é fundamental para a profissionalização da gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos internos. Fale com nossos especialistas e descubra como estruturá-la na sua empresa!

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