Como criar novas áreas na empresa sem aumentar a folha de pagamentos?

Quando as coisas andam bem em uma empresa, ela começa a crescer e a se expandir. Com isso vem a necessidade de criar novas áreas e novos departamentos.

Mas como você já sabe, o empreendedor não possui conhecimento e nem formação adequada para fazer tudo na empresa.

Ele precisa de ajuda. E com isso vem as contratações.

Será que existem alternativas para não ter que gastar com mais contratações na empresa?

O artigo de hoje foi feito para aqueles que desconfiam que existem alternativas para isso, e que hoje é possível empreender graças a ajuda de empresas que identificaram as necessidades e problemas de empresas emergentes.

Afinal, sua startup pode sim ter uma equipe enxuta e minimalista, e ainda assim ser formidável nos resultados.

Como criar novas áreas e departamentos, sem aumentar meus custos?

Todo gestor e dono de um negócio possui ainda uma crença que expansão significa, obrigatoriamente, mais contratações e gastos com equipes e funcionários.

Para eles essa é a única maneira de conseguir suprir demandas operacionais e administrativas, como mais contratos, mais circulação de bens e vendas em geral.

Porém, nos últimos anos houve uma quebra nessa regra, permitindo que um gestor tenha acesso a tecnologia e a serviços de outros.

Estou falando de contratar serviços externos e de terceirizá-los.

Você é cliente de múltiplos escritórios?

Provavelmente você pode até ter lembrado dos escritórios e empresas que você já contrata e já possui serviços em andamento.

Quando contratamos escritórios e consultores externos, costumamos pagar por hora ou “por demanda”, o que significa que em caso de expansão e de aumento de serviços, provavelmente você deverá pagar mais para seu fornecedor.

E além do mais, é bem chato ter que negociar com múltiplos escritórios e empresas que cuidam da nossa área legal e fiscal…

Nesse artigo queremos dar opções diferentes, e que poderão ser melhores dependendo de sua necessidade ou do tamanho da empresa.

Queremos que você conheça outras possibilidades para melhorar e ampliar seus serviços administrativos, ou até mesmo centralizá-las em um único lugar.

Para que isso ocorra, daremos 3 opções – e nem todas são viáveis e inteligentes para seu negócio.

1) Treinamentos internos

Uma das melhores maneiras de otimizar o espaço da empresa e a produtividade das pessoas, é por meio de treinamentos.

Como a proposta envolvia não aumentar os gastos, então neste caso quem daria as aulas e treinamentos seriam os próprios gestores.

Bastaria uns 2 encontros mensais para fazer workshops internos, que seus departamentos poderiam melhorar os serviços e cumprimento de tarefas.

Mas lembre-se: isso é limitado, o que acaba gerando necessidade de empregar novos colaboradores e assistentes em algum momento.

Apenas “treinar” não aumentará em 100% a produtividade de ninguém, mas adianto que uns 15% é bem possível.

2) Gestão por assinatura (GPA)

Na gestão por assinatura, você consegue alocar equipes especializadas em serviços de backoffice, com um fee de baixo custo mensal.

A grande vantagem aqui é que mesmo aumentando o número de serviços e de “papeis”, você continua sempre pagando o mesmo valor (com raras exceções, claro).

Dessa forma, você para de se preocupar com departamentos financeiros ou que fazem os controles de pagamentos, créditos e de pessoas (RH), e deixa tal responsabilidade sobre a tutela de outra empresa.

Quem faz esse tipo de serviço é a BHub, que traz um conceito de gestão “all inclusive” para startups e pequenos negócios.

3) Dividir tarefas e procedimentos

A terceira possibilidade na hora de aumentar suas áreas em grandes custos, é o manejamento de atividades.

Sempre tem alguém (ou área), que pode ter uma melhoria em suas rotinas.

Isso é feito com melhores ferramentas (softwares) ou alinhamento com gestores.

No marketing digital é muito comum que as pessoas das equipes tenham que abraçar algumas tarefas que não pertençam a elas, em uma tentativa de maximizar a produtividade de todos; e utilizando tempo ocioso de forma inteligente.

Porém quando se trata de questões administrativas, e que exigem conhecimentos técnicos, poderá ser limitante a possibilidade de um funcionário ou do dono da empresa em fazerem tais procedimentos.

Por isso, mesmo que seja econômico tentar fazer por conta própria, as duas opções anteriores são melhores pelo fato de evitar prejuízos e consumo do tempo dos envolvidos, que poderiam estar fazendo suas atividades principais, e não as secundárias.

Qual a nova possibilidade aos gestores que querem gastar menos?

A resposta é: a tecnologia e a automação de processos.

O melhor uso de ferramentas e da tecnologia pode tracionar sua operação.

Isso significa que você pode contratar serviços de SaaS para ampliar vendas e melhorar até mesmo seu atendimento. Com isso mesmo uma equipe pequena e enxuta, poderá realizar mais serviços com o mesmo tempo que tem hoje disponíveis.

Há também a possibilidade do BaaS, que é o “backoffice as a service”, que já está revolucionando a área administrativa de muitas empresas no Brasil (chegou recentemente aqui).

O BaaS traz novas possibilidades e boas práticas aos Backoffices das empresas, pois conta com dashboards visuais, métricas e o acompanhamento de OKR’s por parte do gestor e de suas equipes.

E tudo isso por um preço bem acessível e competitivo.

Veja como é a gestão inteligente dos processos (e recursos) nas empresas

Como você deve ter notado, duas vertentes de gestão e de processos podem ajudar você a crescer sem grandes gastos – podendo até mesmo reduzir eles.

Uma é a melhor preparação de equipes e das pessoas que já fazem parte da empresa.

Não se preocupar com a produtividade e bem estar do seu pessoal poderá, em pouco tempo, sabotar sua área operacional e até mesmo as vendas e os serviços de sua empresa.

Já a outra vertente é a possibilidade da Gestão por Assinatura e o uso de tecnologia e know-how de terceiros.

Com essa nova fronteira em seus negócios, o gestor corta diversas preocupações e processos de sua rotina e de suas tarefas semanais, abrindo espaço para atividades mais importantes relacionadas ao seu negócio, e não a contratos, contas a pagar, logística e outras tarefas administrativas.

Para saber mais como funciona uma GPA e outras novidades do mundo das startups, baixe nosso e-book sobre novos caminhos para a gestão.