Assembleia para aprovação de contas anual: quando realizar e por quê

A temporada de aprovação de contas anual está chegando. As empresas devem realizar a Assembleia Geral Ordinária (AGO) ou a reunião dos sócios nos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício social. Afinal, é o que prevê o artigo 1078 do Código Civil e artigo 132 da Lei de Sociedades por Ações.

Esse prazo acaba no dia 30 de abril de 2023, já que a maioria das empresas brasileiras terminou seu exercício social em 31 de dezembro.

Neste artigo, trouxemos algumas explicações sobre a assembleia para aprovação de contas da sua empresa ser feita sem nenhum problema. 

Afinal, qual a sua finalidade?

A Assembleia Geral Ordinária tem como objetivo principal tomar as contas dos administradores e deliberar sobre as demonstrações financeiras. Além disso, também tem como foco decidir a destinação do lucro líquido do exercício e eleger os administradores e membros do conselho fiscal.

A aprovação das contas e demonstrações financeiras tem uma consequência adicional. Ao realizá-la, a responsabilidade dos membros do conselho fiscal é exonerada em relação a tais contas, exceto em casos de erro, dolo, fraude ou simulação.

O que é a AGO?

A Assembleia Geral Ordinária (AGO) é uma reunião anual obrigatória realizada por empresas que possuem sociedades anônimas ou limitadas. O objetivo é discutir e deliberar questões importantes para a empresa. Isto inclui a aprovação das contas e demonstrações financeiras, eleição de administradores, definição de dividendos e outras matérias previstas na legislação.

Na AGO, os sócios e acionistas participam das decisões e direcionamento da empresa, exercendo seus direitos e cumprindo suas obrigações como membros da sociedade. Além disso, é uma importante medida de transparência e prestação de contas. Pois garante que todos os membros tenham acesso às informações financeiras e operacionais do negócio.

A AGO deve ser convocada e realizada de acordo com os prazos e formalidades previstas na legislação e no estatuto social da empresa. Caso a AGO não seja realizada no prazo estabelecido, a empresa pode ser penalizada com multas e outras sanções legais.

Diferença entre AGO e Assembleia de Sócios

A Assembleia Geral Ordinária deve ser feita pelas sociedades por ações e a Assembleia de Sócios, também chamada de reunião de sócios, pelas limitadas.

A Assembleia de Sócios possui regras previstas no contrato social da empresa, podendo tratar de qualquer assunto relevante para a empresa. Entre eles, mudanças no contrato social, eleição ou destituição de administradores e afins.

Embora a AGO seja uma reunião obrigatória anual para empresas com sociedades anônimas, a Assembleia de Sócios pode ser convocada a qualquer momento.

Em ambos os casos, a realização das assembleias é uma importante medida de transparência e prestação de contas, garantindo que os sócios e acionistas tenham acesso às informações financeiras e operacionais da empresa, além de poderem participar das decisões estratégicas e direcionamento da empresa.

Quem deve convocar a assembleia de sociedades limitadas?

A convocação da Assembleia Geral de sociedades limitadas é uma obrigação legal dos administradores da empresa. No entanto, em alguns casos específicos, outros responsáveis podem assumir essa função.

Cabe aos administradores convocar a Assembleia Geral, definindo a pauta de deliberação, data, horário e local da reunião. Caso a diretoria atrase por mais de um mês a convocação, o Conselho Fiscal pode assumir a responsabilidade de convocar a Assembleia.

Se os administradores atrasarem por mais de 60 dias a convocação da Assembleia, um sócio da empresa pode assumir a função de convocar a reunião. Nesse caso, o sócio deverá observar as formalidades previstas no contrato social e na legislação aplicável.

Além disso, se os titulares de mais de 1/5 do capital social da empresa solicitarem a convocação da Assembleia Geral e não tiverem seu pedido atendido no prazo de 8 dias, eles próprios podem convocar a reunião, definindo a pauta de deliberação, data, horário e local da reunião.

E no caso das sociedades anônimas?

A convocação, no caso de sociedades anônimas, é uma obrigação legal dos órgãos de administração da empresa, principalmente o Conselho de Administração ou os Diretores. 

Se os órgãos da administração atrasarem por mais de um mês a convocação da Assembleia, o Conselho Fiscal pode assumir a responsabilidade de convocar a reunião.

Caso os administradores atrasem por mais de 60 dias a convocação da Assembleia, qualquer acionista da empresa pode assumir a função de convocar a reunião, observando as formalidades previstas na legislação e no estatuto social da empresa.

Além disso, se os acionistas que representem ao menos 5% do capital social da empresa solicitarem a convocação da Assembleia Geral e não tiverem seu pedido atendido no prazo de 8 dias, eles próprios podem convocar a reunião, definindo a pauta de deliberação, data, horário e local da reunião.

E, por fim, se os administradores não atenderem o pedido de convocação no prazo de 8 dias, os acionistas que representem ao menos 5% do capital votante ou no mínimo 5% dos acionistas sem direito a voto podem convocar a reunião.

Publicações dos anúncios de convocação e atas

As publicações dos anúncios de convocação e atas das Assembleias Gerais devem ser feitas no órgão oficial da União ou do Estado, de acordo com o local da sede do empresário ou da sociedade, e em jornal de grande circulação.

No entanto, companhias fechadas com receita bruta anual de até R$ 78 milhões podem optar por realizar as publicações eletronicamente, seja em site próprio ou no Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

Já as companhias fechadas com receita bruta anual superior a esse valor e as companhias abertas de qualquer porte devem realizar as publicações em jornal de grande circulação, tanto impresso quanto digital, na localidade da sede da companhia.

É importante destacar que, de acordo com os artigos 70 e 71 da Lei Complementar nº 123/2006, as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) estão dispensadas da realização de reuniões e assembleias, assim como da publicação de qualquer ato societário.

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